Format dels fitxers adjunts Si envieu els fitxers adjunts en format MS Word només els podrà obrir qui faci servir casualment el mateix programa que vosaltres (i sovint caldrà que en faci servir la mateixa versió i tingui instal·lades les mateixes fonts, etc.). El format d'MS Word té l'avantatge que permet emmagatzemar tots els detalls que permet el MS Word, per quan el vulguis tornar a fer servir al mateix sistema (malauradament aquests sistemes són una mica fràgils i quan el torneu a obrir podeu haver necessitat reinstal·lar-ho tot, però això és una altra història). Però és un format amb molts inconvenients si el feu servir per enviar documents als altres: * Incompatibilitat Aquest és el principal inconvenient, com que el format dels fitxers .doc el defineix MS i ni el publica ni el manté estable sinó que el canvia a cada actualització del MS Word, els altres programes no poden mai garantir que puguin llegir els fitxers .doc (alguns ho intenten amb molts esforços i s'hi acosten). Per tant esteu obligant a qui ho vulgui llegir a fer servir programes determinats (i cars) de subministradors monopolistes (condemnats a diferents continents) o a intentar obrir-ho amb per exemple l'OpenOffice i no saber mai si el que veu és el que vau escriure o no. Cap d'aquests programes pot ser una alternativa viable en tots els casos. Si un vol mirar el correu en un telèfon mòbil, una pda, en un terminal de VAX a la universitat o amb un sistema d'ajuda a invidents, potser no podrà instal·lar els programes que l'obligueu a fer servir ni volent-ho. De fet, el que hem dit sobre els formats secrets de MS Office no és del tot cert. A partir de què es va crear un estàndard obert de format de fitxer ofimàtic alternatiu, l'OpenDocument, i es va adoptar com a norma ISO 26300, Microsoft s'ha vist forçat a publicar la seva nova versió de format, anomenat OOXML, i vol fer-lo acceptar com a estàndard. De moment ISO l'ha rebutjat però segueixen els tràmits. Es tracta d'una específicació llarguíssima, incompleta, unilateral i impossible d'adoptar amb garanties de qualitat per a ningú altre que Microsoft, per això no serveix com a estàndard, però per a més detalls vegeu http://www.noooxml.org/ * Inseguretat Els fitxers de word poden transmetre virus. Els receptors poden tenir la rutina de no obrir-los encara que casualment puguin perquè no poden estar segurs dels vostres hàbits de seguretat. Més gent que no us llegirà. * Falta de privacitat Els fitxers de word poden incloure informació que no sabeu que hi és. S'han donat casos prou escandalosos d'informació que ha aparegut en fer "desfer" o en mirar les metadades del document i que l'autor hagués preferit no desvetllar (com ara que certs informes sobre l'Iraq venien d'algun treball d'un batxiller). Jo, personalment, he viscut un cas d'aquest en copiar el contingut d'un text en word al cos d'un missatge i veure com m'apareixia un paràgraf que en el document de word no hi era. * Ineficiència. Els fitxers word ocupen més espai que el que cal perquè inclouen informació com ara la paginació, el tipus de lletra, les decoracions, etc. que no tenen perquè ser reproduïbles en el sistema que els rebi. El format text (que és el que es fa servir al cos dels missatges, com en aquestes línies) és força més òptim. * Efectes de xarxa "efectes de xarxa" és com diuen els economistes al fenomen que un bé resulti apreciat no per les seves virtuts sinó simplement perquè hi ha molta gent que el fa servir, molta gent que pot oferir ajuda, molts productes complementaris, etc. Són perillosos perquè reforcen monopolis (privats). Els fitxers word són l'eina que fa servir el monopoli de Microsoft per impedir als seus usuaris triar altres opcions, per tant, difondre'n contradiu els objectius polítics de fomentar altre tipus de programari. Per exemple, el foment de programari lliure i formats oberts acordat al saló del Tinell (a la legislatura anterior) és incompatible amb enviar fitxers de MS Word. * Solucions El fet que jo no pugui obrir el fitxer que m'envieu perquè no tinc el mateix programa que vosaltres no se soluciona fent servir vosaltres el programa que jo tinc, perquè llavors seria el mateix problema al revés. La solució és enviar els documents en formats que estan ben definits públicament i que per tant hi ha molts programes que hi poden treballar, vosaltres en podeu fer servir un i jo un altre, i s'entenen perquè el format del document és estàndard. El més fàcil quan envieu un correu és escriure el text en el cos del missatge, i així ho podrà llegir tothom. Si ja el teniu escrit a un altre lloc, simplement el seleccioneu i copieu des de l'altre lloc, aneu al programa de correu i ho enganxeu al missatge. Així ho podrà llegir tothom. Si voleu usar títols, llistes, negretes, enllaços i altres coses d'aquestes, però voleu que es pugui veure en el màxim nombre d'ordinadors i programes, podeu fer servir HTML. És el format de les pàgines web, i per tant el pot llegir qualsevol sistema que pugui accedir a la web, que avui en dia són molts. Si necessiteu imprescindiblement que el document es pugui veure idèntic a com s'ha escrit en plan fac-simil (les pàgines impreses o en pantalla idèntiques a com les imprimiríeu, en plan fax) podríeu fer servir PDF. El PDF és un format publicat però no totes les versions són obertes (només el defineix una empresa (Adobe) i en fa el que vol), però al menys acostuma a funcionar en diferents sistemes operatius. En la majoria de casos la fidelitat d'imatge no compensa la mida de l'adjunció i el fet que es pugui veure en menys ordinadors però en casos concrets pot servir. Finalment si necessiteu que el receptor pugui modificar el document que li envieu, llavors el format text o HTML segueix sent el millor. Si necessiteu coses modificables més ofimàtiques penseu-hi dos cops: Normalment no ho necessiteu. Si realment ho necessiteu, podeu fer servir un estàndar d'OASIS anomenat OpenDocument, i adoptat com a norma ISO 26300, que és el format .odt de l'OpenOffice.org 2.0 (i altres programes). Això és el que recomana el programa d'Intercanvi de Dades entre Administracions, Empreses i Ciutadania de la Comissió Europea. Per fer això no cal que feu servir altres programes, només que recordeu abans d'enviar un fitxer desar-lo en format text o en format HTML i després des del programa de correu adjuntar el fitxer. Així us assegurareu que tothom us llegeixi, no només el 80%. Gràcies i perdoneu pel rotllo, però crec que és important.